Автоматизация туроператора

Как в общем виде выглядит технологичный процесс работы туроператора, располагающего системой автоматизации?

Прежде всего наполняются удобные и полные справочники отелей, рейсов, партнеров и т. д., которые требуются для поддержания и сопровождения всего бизнес процесса. Скажем, грамотно сопровождаемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать необходимую информацию, ни выходя из системы, отправить по факсу или e-mail счет агенту, сделать рассылку спецпредложений. Заполненный справочник рейсов даст информацию о возможности формирования индивидуального тура. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда есть рейс.
В особенности важно вводить цены. Формирование турпродукта с слагаемых - отеля, рейса, визы, страховки, дополнительных услуг и т.д. - требует наличия цен этих слагаемых. Однако в результате туроператор получит и общую брутто/нетто цену заявки, и, соответственно, свою прибыль. Сразу становится видно, сколько и какому партнеру должен туроператор и сколько должны ему.

К огромному сожалению, приходиться констатировать, что некоторые туроператоры, уже которые установили у себя программное обеспечение, не придают наполнению и поддержанию справочников надлежащего внимания. В этих случаях отдача от программного обеспечения может быть не полной. Как компьютер, который работает только как усовершенствованная печатная машинка, да и программное обеспечение, используемое ни на все 100 процентов, - неоправданная роскошь.

Большинство серьезных программных продуктов, имеющихся сегодня на рынке, очень требовательны к вычислительной технике, потому нерациональное использование программного обеспечения неоправданно вдвое. Таким образом, основа успешной работы - заполненные справочники и классификаторы.

Далее посредством удобных полнофункциональных приложений вы сможете максимально скоро и, что в особенности важно, без ошибок за счет системы разнообразных подсказок и контролей оформить заявку, сформировать тур, осуществить оплату или получить статистический материал.
При этом когда в системе уже есть анкетные данные туриста, вводить снова их ни надо. Вы скоро получите анкету в любое посольство, а можете сделать это позже. Натурально, бухгалтер регистрирует и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезда), формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров. После того как тур заполнен, а может быть, и к того вы сможете напечатать всей группе или каждому отдельному туристу, ваучер, путевку, страховку любой страховой компании, авиабилет любой авиакомпании. Сформируете и отправите который принимает стороны необходимые списки групп, руминг-листы, а когда у вас есть прямая связь с принимающей стороной, они получат все необходимое сами.
Взаимоотношения с принимающей стороной - специальная статья возможной экономии. Хорошо, когда туроператор посылает заявки и списки по e-mail, а не по факсу. Иначе накладные расходы возрастают невообразимо.

По большому счету, схема взаимодействия туроператора - который принимает сторону должна быть следующей. Принимающий туроператор формирует свой прайс-лист, основанный на предложениях отелей, далее для разных рынков делаются разные наценки (mark up) по сезонам, и эти цены автоматически попадают к туроператорам. После этого туроператору уже нет необходимости вводить цены отелей. Экономия колоссальная. Далее каждая введенная туроператором заявка автоматически попадает к принимающему туроператору и обрабатывается (подтверждается / не подтверждается), после чего она снова доступна туроператору. Когда же у туроператора существует система бронирования ресурсов через Интернет, то и заявки вводит не туроператор, а агентство самостоятельно осуществляет бронирование.
Технические решения всех этих задач существуют, и уже в ближайшее время турагенства, ни использующие новые технологии, окажутся вне конкуренции (в унылом смысле). Надо отдавать себе отчет в том, что внедрение полноценной системы - процесс долгий и трудоемкий и по взмаху чародейной палочки ничего ни делается. Двигаться можно и надо постепенно. Быть или ни быть.
Подводя итоги этого пиьса возникает вопрос, стоит или ни стоит автоматизироваться? Когда вы ощущаете, что ваши потери от смешения растут, желаете независимости от персонала, возможности скорого получения информации для принятия решения - самое время задуматься.
Сравните ваши потери с необходимыми для автоматизации расходами. Оцените готовность персонала работать или учиться работать. Возможно, и тут могут явиться расходы. Побеседуейте с сослуживцами, которые уже автоматизировались.
Попробуйте автоматизировать одно направление (когда их у вас много). Это недорого, а итог вы увидите очень скоро. Попробуйте простой вариант - перейдите к более сложному. Но будьте готовы к трудностям: любая перестройка - сами знаете…
Решение о автоматизации должно быть серьезным. Либо - да, либо - нет.
Нельзя отдавать это на откуп персоналу, который ни может или ни желает автоматизироваться. Не желаешь работать в новых условиях - флаг тебе в руки, соседнее “кастрюльное” агентство будет тебе радо.

Задумайтесь: когда туроператор, который работает по похожей с вами схеме, успешно использует специализированное программное обеспечение, почему у вас ни идет.
Потому решение тут может быть одно - обратиться к хорошим разработчикам, которые помогут автоматизировать работу туроператора.